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BilantioBilantio

Rechtliches

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Bilantio — Eigentümerin und Betreiberin ist die TAXNXT sp. z o.o.

Letzte Aktualisierung: 3. August 2026

Dieser Text ist eine Übersetzung. Maßgeblich ist die englische Fassung — bei Abweichungen gilt die englische Fassung dieser Bedingungen.

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen bilden die Bedingungen für die Erbringung von Dienstleistungen auf elektronischem Weg über Bilantio.

Bitte lesen Sie diese Bedingungen sorgfältig, bevor Sie ein Konto anlegen oder Bilantio nutzen. Mit dem Anlegen eines Kontos, der Erteilung einer Bestellung, der elektronischen Annahme dieser Bedingungen oder der Nutzung der Dienste bestätigen Sie, dass Sie diese Bedingungen gelesen und verstanden haben und ihnen zustimmen.

§1. Diensteanbieter

Eigentümerin und Betreiberin von Bilantio ist:TAXNXT sp. z o.o.ul. Toruńska 15/7780-747 GdańskNIP: 6783218496REGON: 529197763KRS: 0001117478PolenWebsite von Bilantio: bilantio.comWebsite der Eigentümerin: taxnxt.euE-Mail: support@taxnxt.eu

In diesen Bedingungen kann die TAXNXT sp. z o.o. als „TAXNXT“, „Bilantio“, „wir“, „uns“ oder „unser“ bezeichnet werden.

§2. Begriffsbestimmungen

Für die Zwecke dieser Bedingungen gilt:

  • Konto bezeichnet ein individuelles oder organisatorisches Konto für den Zugang zu Bilantio.
  • Administrator bezeichnet einen vom Kunden bevollmächtigten Nutzer, der ein Konto verwaltet, Nutzer einlädt oder entfernt, Berechtigungen vergibt, Abonnementeinstellungen verwaltet und auf Kundendaten zugreift.
  • Vertrag bezeichnet die Vereinbarung zwischen TAXNXT und dem Kunden, bestehend aus diesen Bedingungen, der jeweiligen Bestellung, dem Auftragsverarbeitungsvertrag, der Datenschutzerklärung sowie allen weiteren ausdrücklich einbezogenen Dokumenten.
  • KI-Funktionen bezeichnen Funktionen, die künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Sprachmodelle, optische Zeichenerkennung, Dokumentenklassifizierung oder ähnliche automatisierte Technologien nutzen.
  • Bilantio bezeichnet die Softwareplattform, die Website, die Anwendungen, APIs, Integrationen, Datenbanken und zugehörigen Dienste, die unter dem Namen Bilantio betrieben werden.
  • Kunde bezeichnet das Unternehmen, den Unternehmer, das Buchhaltungsbüro, die Organisation oder das sonstige Wirtschaftsunternehmen, das den Vertrag schließt oder für das ein Konto angelegt wird.
  • Kundendaten bezeichnen Informationen, Dokumente, Dateien, Eingaben (Prompts), Aufzeichnungen, Anweisungen, personenbezogene Daten, Buchhaltungsdaten, Rechnungsdaten, Lohn- und Gehaltsdaten sowie sonstige Materialien, die vom Kunden oder in seinem Namen an Bilantio übermittelt oder über Bilantio verarbeitet werden.
  • Dokumentation bezeichnet Anleitungen, Spezifikationen, Hilfematerialien, technische Beschreibungen und sonstige von Bilantio bereitgestellte Unterlagen.
  • KSeF bezeichnet das polnische nationale E-Rechnungssystem, auf Polnisch Krajowy System e-Faktur.
  • Bestellung bezeichnet ein Bestellformular, eine Abonnementauswahl, ein kommerzielles Angebot, eine individuelle Vereinbarung oder ein sonstiges Dokument, das den Plan, den Preis, den Abrechnungszeitraum, Limits oder Zusatzleistungen des Kunden festlegt.
  • Ergebnis bezeichnet einen Rechnungsentwurf, eine Klassifizierung, eine Zusammenfassung, einen Text, eine Empfehlung, eine Berechnung, eine Datenextraktion, ein Dokument, einen Bericht oder ein sonstiges über Bilantio — auch über KI-Funktionen — erzeugtes Resultat.
  • Plan bezeichnet das vom Kunden gewählte Abonnementpaket.
  • Dienste bezeichnen die über Bilantio erbrachten elektronischen Dienstleistungen und Softwarefunktionen.
  • Abonnementzeitraum bezeichnet den monatlichen, jährlichen oder sonstigen Zeitraum, für den der Zugang zu einem kostenpflichtigen Plan erworben wird.
  • Nutzer bezeichnet eine natürliche Person, die zum Zugriff auf das Konto des Kunden oder zu dessen Nutzung berechtigt ist.

§3. Anwendungsbereich und vorgesehene Nutzer

  1. Bilantio ist in erster Linie für die geschäftliche und berufliche Nutzung durch Unternehmen, Unternehmer, Buchhaltungsbüros, Buchhalter, Finanzteams, Beschäftigte, Auftragnehmer und andere professionelle Nutzer bestimmt.
  2. Bilantio ist nicht für private, häusliche oder nicht-kommerzielle Nutzung bestimmt.
  3. Wer diese Bedingungen im Namen eines Kunden annimmt, bestätigt, dass diese Person:
    1. mindestens 18 Jahre alt ist;
    2. voll geschäftsfähig ist;
    3. zum Abschluss des Vertrages im Namen des Kunden bevollmächtigt ist; und
    4. Bilantio im Zusammenhang mit der geschäftlichen oder beruflichen Tätigkeit des Kunden nutzt.
  4. Soweit auf einen Kunden trotz des geschäftlichen Charakters der Dienste zwingende Verbraucherschutzvorschriften anwendbar sind, bleiben diese zwingenden Rechte von diesen Bedingungen unberührt.
  5. Bilantio kann die Registrierung oder den Zugang verweigern, wenn wir berechtigterweise annehmen, dass der potenzielle Kunde die Voraussetzungen nicht erfüllt oder ein rechtliches, Compliance-, Sicherheits- oder Reputationsrisiko darstellt.

§4. Vertrag und Rangfolge

  1. Der Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde erstmals:
    1. diese Bedingungen elektronisch annimmt;
    2. ein Konto anlegt, nachdem ihm diese Bedingungen zur Verfügung gestellt wurden;
    3. eine auf diese Bedingungen verweisende Bestellung unterzeichnet oder annimmt; oder
    4. die Dienste nutzt, nachdem er darüber informiert wurde, dass die Nutzung diesen Bedingungen unterliegt.
  2. Diese Bedingungen werden unentgeltlich in einer Form bereitgestellt, die es dem Kunden ermöglicht, sie zu speichern, zu vervielfältigen und einzusehen.
  3. Der Kunde sollte eine Kopie der bei Vertragsschluss geltenden Bedingungen speichern oder herunterladen.
  4. Bei Widersprüchen zwischen den Vertragsdokumenten gilt die folgende Rangfolge:
    1. der Auftragsverarbeitungsvertrag für Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten;
    2. eine individuell verhandelte und unterzeichnete Bestellung;
    3. diese Bedingungen;
    4. die Datenschutzerklärung und weitere in Bezug genommene Richtlinien;
    5. die Dokumentation.
  5. Bestellformulare, Einkaufsbedingungen oder sonstige Standardbedingungen des Kunden gelten nicht, sofern sie nicht von TAXNXT ausdrücklich schriftlich akzeptiert wurden.

§5. Über Bilantio erbrachte Leistungen

  1. Je nach gewähltem Plan, Konfiguration, Verfügbarkeit und Entwicklungsstand des Produkts kann Bilantio unter anderem folgende Funktionen bereitstellen:
    1. Erstellen, Ausstellen, Korrigieren und Verwalten von Rechnungen;
    2. Erstellen von Rechnungsentwürfen auf Grundlage von Nutzeranweisungen;
    3. Übermitteln und Empfangen strukturierter Rechnungen über KSeF;
    4. Verarbeiten von XML-Rechnungsdateien und KSeF-Kennungen;
    5. Hochladen, Speichern, Ordnen und Abrufen von Buchhaltungsunterlagen;
    6. optische Zeichenerkennung und Extraktion von Dokumentendaten;
    7. Klassifizierung von Rechnungen, Belegen und Buchhaltungsunterlagen;
    8. Erstellen von buchhalterischen und finanziellen Auswertungen;
    9. Unterstützung von Buchführungsprozessen;
    10. Unterstützung von Umsatzsteuer-, Steuer- und Meldeprozessen;
    11. administrative Prozesse im Bereich Lohn, Gehalt und Personal;
    12. Erstellen von Dokumenten und Generieren von Vorlagen;
    13. KI-gestützter Chat und Befehle in natürlicher Sprache;
    14. Integrationen mit Buchhaltungs-, Bank-, Zahlungs-, Kommunikations- oder Geschäftssystemen;
    15. Nutzerverwaltung, Zugriffsberechtigungen, Protokolle und Auditinformationen;
    16. Archivierung und Suche von Dokumenten; und
    17. weitere auf bilantio.com, im jeweiligen Plan oder in einer Bestellung beschriebene Funktionen.
  2. Nicht alle Funktionen sind in jedem Plan verfügbar.
  3. Einzelne Funktionen können schrittweise eingeführt, als Beta-Funktionen angeboten, auf ausgewählte Kunden beschränkt werden oder eine zusätzliche Aktivierung, Konfiguration, Autorisierung oder Zahlung erfordern.
  4. TAXNXT kann für Teile der Dienste Subunternehmer und Dienstleister einsetzen.
  5. Professionelle Buchhaltungs-, Lohn-, Steuer-, Rechts- oder Beratungsleistungen sind nicht enthalten, sofern sie nicht ausdrücklich auf Grundlage einer gesonderten Vereinbarung beauftragt wurden.

§6. Technische Anforderungen

  1. Zur Nutzung von Bilantio muss der Kunde über Folgendes verfügen:
    1. ein internetfähiges Endgerät;
    2. eine stabile Internetverbindung;
    3. einen aktuellen, unterstützten Webbrowser;
    4. aktiviertes JavaScript sowie den erforderlichen Browserspeicher bzw. Cookies;
    5. eine aktive E-Mail-Adresse;
    6. Software zum Öffnen gängiger Formate wie PDF, CSV, XLSX, XML, JSON oder ZIP, soweit relevant;
    7. geeignete Sicherheitssoftware und aktuelle Betriebssysteme; und
    8. alle Zugangsdaten, Berechtigungen, Zertifikate, Token, API-Zugänge oder Drittanbieterkonten, die für die vom Kunden gewählten Integrationen erforderlich sind.
  2. Einzelne Funktionen können bestimmte Dateiformate, APIs, Authentifizierungsverfahren, qualifizierte elektronische Signaturen, KSeF-Berechtigungen, Bankberechtigungen oder Drittanbietersoftware voraussetzen.
  3. Der Kunde trägt die Kosten und die Verantwortung für die Sicherheit seiner Internetverbindung, Endgeräte, Systeme und Drittanbieterdienste.
  4. Bilantio kann die Unterstützung veralteter Browser, Betriebssysteme, APIs oder technischer Standards einstellen, soweit dies aus Gründen der Sicherheit, Kompatibilität oder Weiterentwicklung erforderlich ist.
  5. Die Nutzung elektronischer Dienste ist mit Risiken verbunden, darunter unbefugter Zugriff, Schadsoftware, Phishing, Abfangen von Daten, Diebstahl von Zugangsdaten, Systemausfälle und Betriebsunterbrechungen. Der Kunde muss angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreifen und im Namen von Bilantio erhaltene Mitteilungen überprüfen.

§7. Kontoregistrierung und -verwaltung

  1. Der Kunde muss zutreffende, vollständige und aktuelle Registrierungsdaten angeben.
  2. Der Kunde muss sich ändernde Angaben unverzüglich aktualisieren, insbesondere Unternehmensangaben, Steuernummern, Kontaktdaten, Abrechnungsdaten und bevollmächtigte Vertreter.
  3. Jeder Nutzer sollte einen individuellen Login verwenden. Gemeinsam genutzte Zugangsdaten sollten nicht verwendet werden, es sei denn, ein bestimmtes technisches Konto ist ausdrücklich für die gemeinsame Nutzung vorgesehen.
  4. Der Kunde ist verantwortlich für:
    1. die Auswahl geeigneter Administratoren;
    2. die Kontrolle des Zugangs zum Konto;
    3. die Vergabe angemessener Nutzerberechtigungen;
    4. den Entzug des Zugangs, wenn ein Nutzer ihn nicht mehr benötigt;
    5. den Schutz von Passwörtern, Zugriffstoken, API-Schlüsseln und Authentifizierungsgeräten;
    6. die Aktivierung verfügbarer Mehr-Faktor-Authentifizierung, soweit angemessen; und
    7. sämtliche über das Konto des Kunden durchgeführten Aktivitäten, mit Ausnahme von Aktivitäten, die unmittelbar auf eine von TAXNXT zu vertretende Sicherheitsverletzung zurückgehen.
  5. Der Kunde muss TAXNXT unverzüglich benachrichtigen, wenn er einen unbefugten Zugriff, den Verlust von Zugangsdaten oder einen Missbrauch des Kontos vermutet.
  6. TAXNXT darf auf Anweisungen vertrauen, die von einem Administrator oder über ein authentifiziertes Konto übermittelt werden.
  7. Streitigkeiten innerhalb der Organisation des Kunden über Vertretungsbefugnisse oder den Kontozugang sind vom Kunden zu klären. TAXNXT kann Änderungen vorübergehend einschränken, wenn widerstreitende Vertretungsansprüche ein Sicherheits- oder Rechtsrisiko begründen.

§8. Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde ist für seine Nutzung von Bilantio und für das Verhalten seiner Nutzer verantwortlich.
  2. Der Kunde muss:
    1. die Dienste im Einklang mit geltendem Recht und diesen Bedingungen nutzen;
    2. zutreffende und vollständige Daten bereitstellen;
    3. Identität und Berechtigung der das Konto nutzenden Personen überprüfen;
    4. alle Rechnungen, Aufzeichnungen, Berechnungen, Klassifizierungen, Erklärungen und Ergebnisse prüfen, bevor er sie verwendet, versendet, verbucht, freigibt oder einreicht;
    5. alle gesetzlich oder nach internen Richtlinien erforderlichen Aufzeichnungen, Originale, Bestätigungen oder Sicherungskopien aufbewahren;
    6. sicherstellen, dass Kundendaten rechtmäßig erhoben und verarbeitet werden;
    7. alle erforderlichen Ermächtigungen, Berechtigungen und Einwilligungen einholen;
    8. alle geltenden buchhalterischen, steuerlichen, lohnbezogenen, arbeitsrechtlichen, gesellschaftsrechtlichen und Meldefristen einhalten;
    9. überprüfen, ob Dokumente erfolgreich an das zuständige System oder die zuständige Behörde übermittelt und dort angenommen wurden;
    10. eine angemessene fachliche Aufsicht sicherstellen; und
    11. erforderlichenfalls qualifizierte Buchhalter, Steuerberater, Lohnspezialisten, Rechtsanwälte oder andere Fachleute hinzuziehen.
  3. Bilantio übernimmt nicht die gesetzlichen Pflichten des Kunden als Steuerpflichtiger, Arbeitgeber, Rechnungsaussteller, buchführungspflichtige Einheit, Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts, Geschäftsführung oder Angehöriger eines regulierten Berufs.
  4. Der Kunde bleibt für Vorgänge verantwortlich, die über von ihm aktivierte Integrationen ausgeführt werden.

§9. Rechnungsstellung und KSeF-Funktionen

  1. Bilantio kann es Nutzern ermöglichen, Rechnungen zu erstellen, auszustellen, zu empfangen, zu übermitteln, herunterzuladen, zu korrigieren, zu klassifizieren oder zu archivieren.
  2. Allein der Kunde ist dafür verantwortlich, vor Ausstellung oder Übermittlung einer Rechnung Folgendes zu prüfen:
    1. die Identität von Verkäufer und Käufer;
    2. Namen, Anschriften, NIP-Nummern, USt-IdNr. und weitere Kennungen;
    3. Rechnungsnummern und -daten;
    4. Liefer- und Verkaufsdaten;
    5. Beschreibungen, Mengen und Einheiten;
    6. Nettobeträge, Umsatzsteuersätze, Umsatzsteuerbeträge und Bruttobeträge;
    7. Währungs- und Wechselkursangaben;
    8. Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen;
    9. erforderliche rechtliche Vermerke;
    10. steuerliche Behandlung und Rechnungsart; und
    11. die Einhaltung der geltenden Rechnungsstellungs- und KSeF-Anforderungen.
  3. Zur Nutzung KSeF-bezogener Funktionen muss der Kunde alle erforderlichen Ermächtigungen, Berechtigungen, Token, Zertifikate oder sonstigen Zugangsdaten besitzen und aufrechterhalten.
  4. Der Kunde ermächtigt Bilantio, die vom Kunden oder seinen berechtigten Nutzern ausgewählten KSeF-Vorgänge im Rahmen der Bilantio technisch eingeräumten Berechtigungen auszuführen.
  5. Der Kunde ist verantwortlich für:
    1. die Aufrechterhaltung gültiger KSeF-Berechtigungen;
    2. den Schutz der KSeF-Zugangsdaten;
    3. den Widerruf nicht mehr benötigter Berechtigungen;
    4. die Prüfung von KSeF-Referenznummern, Statusangaben und amtlichen Bestätigungen;
    5. die Überprüfung, ob die Übermittlung erfolgreich war; und
    6. alternative Maßnahmen über die amtlichen Systeme, wenn Bilantio oder KSeF nicht verfügbar sind.
  6. Ein als vorbereitet, ausstehend, in Bearbeitung oder übermittelt angezeigter Entwurf darf nicht als amtlich angenommen betrachtet werden, solange nicht der entsprechende Annahmestatus oder eine amtliche Bestätigung vorliegt.
  7. Bilantio hat keine Kontrolle über KSeF, Systeme der Finanzverwaltung, öffentliche Register oder staatliche Infrastruktur.
  8. Bilantio haftet nicht für die Nichtverfügbarkeit, Ablehnung, Verzögerung, Änderung oder Fehlfunktion eines externen staatlichen Systems, es sei denn, der Ausfall beruht unmittelbar auf Vorsatz von Bilantio oder auf einer Haftung, die rechtlich nicht ausgeschlossen werden kann.

§10. Funktionen künstlicher Intelligenz

  1. Bilantio nutzt KI-Funktionen zur Unterstützung von Rechnungsstellung, buchhaltungsbezogenen Prozessen, Dokumentenverarbeitung, Klassifizierung, Zusammenfassungen, Dokumentenerstellung und Kommunikation.
  2. Wenn ein Nutzer in Bilantio mit einem KI-Assistenten interagiert, interagiert er mit einem System künstlicher Intelligenz.
  3. KI-Funktionen können Technologien Dritter nutzen, einschließlich Technologien von OpenAI.
  4. KI-Ergebnisse werden automatisiert erzeugt und können:
    1. unrichtig oder unvollständig sein;
    2. wesentliche Informationen auslassen;
    3. Kundendaten falsch interpretieren;
    4. fehlerhafte Berechnungen oder Klassifizierungen enthalten;
    5. Fehler aus den Ausgangsmaterialien reproduzieren;
    6. für die Umstände des Kunden ungeeignet sein;
    7. die geltende Rechtslage, Verwaltungspraxis oder Berufspraxis nicht abbilden; oder
    8. Inhalten ähneln, die für andere Nutzer erzeugt wurden.
  5. KI-Funktionen sind Hilfsmittel und treffen für den Kunden keine abschließenden buchhalterischen, steuerlichen, lohnbezogenen, rechtlichen, arbeitsrechtlichen, kreditbezogenen oder finanziellen Entscheidungen.
  6. Der Kunde muss eine wirksame menschliche Überprüfung der KI-Ergebnisse sicherstellen, bevor er sich darauf verlässt.
  7. Der Kunde darf Bilantio nicht dazu verwenden, ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung gegenüber Beschäftigten, Bewerbern, Auftragnehmern, Kunden oder anderen Personen zu treffen, es sei denn, TAXNXT hat dies ausdrücklich genehmigt und die Nutzung entspricht sämtlichen geltenden Rechtsvorschriften.
  8. Der Kunde sollte in KI-Eingaben keine nicht erforderlichen personenbezogenen Daten, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, keine vertraulichen Informationen und keine Daten Dritter aufnehmen.
  9. Soweit sensible oder vertrauliche Informationen für eine zulässige geschäftliche Funktion erforderlich sind, muss der Kunde sicherstellen, dass ihre Übermittlung rechtmäßig und verhältnismäßig ist.
  10. Über von TAXNXT kontrollierte KI-Funktionen verarbeitete Kundendaten werden zur Bereitstellung der angeforderten Funktionalität verwendet. TAXNXT verwendet Rechnungsdaten, Buchhaltungsdaten, Lohn- und Gehaltsdaten, hochgeladene Dokumente, Eingaben oder Chatinhalte des Kunden nicht zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz.
  11. Der Kunde darf ein KI-Ergebnis nicht als von TAXNXT, einem Buchhalter, Steuerberater, Lohnspezialisten, Rechtsanwalt oder einer Behörde unabhängig geprüft darstellen.

§11. Keine berufsrechtliche Beratung

  1. Bilantio ist Software und erbringt für sich genommen keine regulierten beruflichen Dienstleistungen.
  2. Sofern der Kunde keine gesonderte schriftliche Vereinbarung über professionelle Dienstleistungen schließt, handelt Bilantio nicht als:
    1. Buchhalter oder Buchhaltungsbüro des Kunden;
    2. Abschlussprüfer;
    3. Steuerberater;
    4. Rechtsberater oder Rechtsanwalt;
    5. Lohn- und Gehaltsspezialist;
    6. Personalberater;
    7. Finanzberater;
    8. Geschäftsführung; oder
    9. Vertreter gegenüber KSeF, Finanzbehörden, ZUS, Gerichten oder anderen Stellen.
  3. Über Bilantio bereitgestellte Informationen und Ergebnisse sind allgemeine softwaregestützte Materialien und dürfen nicht als individuelle berufliche Beratung verstanden werden.
  4. Der Kunde sollte fachlichen Rat einholen, wenn eine Angelegenheit Steuerpflichten, Arbeitnehmerrechte, rechtliche Pflichten, die Rechnungslegung, die Einhaltung regulatorischer Vorgaben oder wesentliche Geschäftsentscheidungen betreffen kann.
  5. Von TAXNXT außerhalb von Bilantio erbrachte professionelle Dienstleistungen unterliegen einer gesonderten Mandats- oder Dienstleistungsvereinbarung.

§12. Kundendaten

  1. Im Verhältnis der Parteien behält der Kunde seine Rechte an den Kundendaten.
  2. Der Kunde gewährt TAXNXT eine nicht ausschließliche, weltweite, beschränkte Lizenz zum Hosten, Kopieren, Übermitteln, Speichern, Anzeigen, Umwandeln, Klassifizieren, Extrahieren und sonstigen Verarbeiten der Kundendaten, um:
    1. die Dienste bereitzustellen und abzusichern;
    2. die Anweisungen des Kunden auszuführen;
    3. Support zu leisten;
    4. Betrug und Missbrauch zu verhindern;
    5. die Zuverlässigkeit von Bilantio zu erhalten und zu verbessern;
    6. rechtlichen Vorgaben nachzukommen; und
    7. Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.
  3. Die Lizenz gilt nur so lange, wie dies zur Erbringung der Dienste oder zur Erfüllung berechtigter rechtlicher und betrieblicher Anforderungen erforderlich ist.
  4. Der Kunde sichert zu, über alle Rechte und Rechtsgrundlagen zu verfügen, die für die Übermittlung und Verarbeitung der Kundendaten über Bilantio erforderlich sind.
  5. Kundendaten dürfen nicht:
    1. Rechte des geistigen Eigentums, der Privatsphäre, der Vertraulichkeit oder sonstige Rechte verletzen;
    2. rechtswidrige Inhalte enthalten;
    3. Schadsoftware oder Schadcode enthalten;
    4. betrügerisch, irreführend oder gefälscht sein;
    5. unter Verstoß gegen berufliche Verschwiegenheitspflichten verarbeitet werden; oder
    6. übermittelt werden, wenn der Kunde nicht zu ihrer Verarbeitung befugt ist.
  6. TAXNXT kann aggregierte oder anonymisierte Informationen erzeugen, die weder den Kunden noch eine Einzelperson identifizieren. TAXNXT kann diese Informationen für Statistik, Sicherheit, Kapazitätsplanung, Verbesserung der Dienste und Geschäftsanalysen verwenden.

§13. Personenbezogene Daten und Datenverarbeitung

  1. Personenbezogene Daten werden gemäß der Datenschutzerklärung von Bilantio verarbeitet.
  2. Je nach Verarbeitungstätigkeit kann TAXNXT auftreten als:
    1. Verantwortlicher für Kontoverwaltung, Abrechnung, Sicherheit, Support, Kommunikation, Verbesserung der Dienste und Erfüllung rechtlicher Pflichten; oder
    2. Auftragsverarbeiter, soweit personenbezogene Daten in Kundendaten im Auftrag des Kunden verarbeitet werden.
  3. Soweit TAXNXT als Auftragsverarbeiter handelt, ist der Kunde Verantwortlicher oder handelt im Auftrag eines anderen Verantwortlichen.
  4. Der Kunde ist verantwortlich für:
    1. die Bestimmung einer geeigneten Rechtsgrundlage;
    2. die Bereitstellung der erforderlichen Datenschutzhinweise;
    3. die Wahrung der Betroffenenrechte;
    4. die Beschränkung der Daten auf das Erforderliche;
    5. die Festlegung angemessener Zugriffsberechtigungen;
    6. die Mitteilung einschlägiger Verarbeitungsanweisungen an TAXNXT; und
    7. die Sicherstellung, dass die Nutzung von Bilantio dem geltenden Datenschutzrecht entspricht.
  5. Soweit erforderlich, sind die Parteien an den Auftragsverarbeitungsvertrag von Bilantio gebunden.
  6. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil des Vertrages und geht diesen Bedingungen in Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden vor.
  7. TAXNXT kann Unterauftragsverarbeiter gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag und der Datenschutzerklärung einsetzen.
  8. Informationen zu Hosting, Unterauftragsverarbeitern, internationalen Übermittlungen und Sicherheitsmaßnahmen finden sich in der Datenschutzerklärung und in den über Bilantio veröffentlichten zugehörigen Hinweisen.

§14. Vertraulichkeit

  1. Jede Partei muss vertrauliche Informationen der anderen Partei schützen und ausschließlich für die Zwecke des Vertrages verwenden.
  2. Vertrauliche Informationen umfassen nicht öffentliche kaufmännische, finanzielle, buchhalterische, steuerliche, technische, sicherheitsbezogene sowie kunden-, mitarbeiter-, produkt- und geschäftsbezogene Informationen.
  3. Nicht vertraulich sind Informationen, für die die empfangende Partei nachweisen kann, dass sie:
    1. ohne Verstoß gegen den Vertrag öffentlich zugänglich sind;
    2. ihr vor der Offenlegung rechtmäßig bekannt waren;
    3. rechtmäßig von einem Dritten ohne Vertraulichkeitsbeschränkungen erlangt wurden; oder
    4. unabhängig und ohne Nutzung vertraulicher Informationen der anderen Partei entwickelt wurden.
  4. Vertrauliche Informationen dürfen offengelegt werden:
    1. gegenüber Beschäftigten, Auftragnehmern, Beratern und Dienstleistern, die sie benötigen und angemessenen Vertraulichkeitspflichten unterliegen;
    2. mit Zustimmung der offenlegenden Partei; oder
    3. soweit die Offenlegung gesetzlich, gerichtlich oder behördlich vorgeschrieben ist.
  5. Soweit rechtlich zulässig, benachrichtigt die empfangende Partei die offenlegende Partei vor einer verpflichtenden Offenlegung.
  6. Diese Vertraulichkeitspflichten gelten nach Beendigung des Vertrages fünf Jahre fort, bei gesetzlicher Anordnung oder wenn die Information ein Geschäftsgeheimnis darstellt auch länger.

§15. Sicherheit

  1. TAXNXT setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, die der Art der Dienste und den damit verbundenen Risiken angemessen sind.
  2. Diese Maßnahmen können Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Authentifizierungskontrollen, Protokollierung, Monitoring, Backups, sichere Entwicklungspraktiken und Verfahren des Incident-Managements umfassen.
  3. Kein Informationssystem kann als vollständig sicher oder durchgehend verfügbar garantiert werden.
  4. Der Kunde muss für seine eigenen Endgeräte, Netzwerke, Mitarbeitenden, Zugangsdaten und Integrationen angemessene Sicherheit gewährleisten.
  5. Der Kunde darf Sicherheitsfunktionen weder deaktivieren noch umgehen.
  6. Der Kunde muss TAXNXT unverzüglich informieren über:
    1. den Verdacht eines unbefugten Zugriffs;
    2. kompromittierte Zugangsdaten;
    3. entdeckte Schwachstellen;
    4. die versehentliche Offenlegung von Daten; oder
    5. sonstige Sicherheitsvorfälle mit Bezug zu Bilantio.
  7. Der Kunde darf eine vermutete Schwachstelle nicht öffentlich bekannt machen, bevor TAXNXT angemessene Gelegenheit zur Untersuchung und Behebung hatte.

§16. Entgelte, Abonnements und Zahlung

  1. Die Entgelte richten sich nach dem gewählten Plan, der aktuellen Preisliste oder der jeweiligen Bestellung.
  2. Sofern nicht anders angegeben:
    1. verstehen sich die Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer und sonstiger anfallender Steuern;
    2. werden Entgelte im Voraus berechnet;
    3. werden monatliche Pläne monatlich abgerechnet;
    4. werden jährliche Pläne jährlich abgerechnet; und
    5. verlängern sich Abonnements automatisch um weitere Zeiträume, die dem vorherigen Abonnementzeitraum entsprechen.
  3. Der Kunde ermächtigt TAXNXT und deren Zahlungsdienstleister, das angegebene Zahlungsmittel mit wiederkehrenden Entgelten, Steuern, Nutzungsentgelten und vereinbarten Zusatzleistungen zu belasten.
  4. TAXNXT kann Rechnungen elektronisch ausstellen.
  5. Der Kunde muss zutreffende Abrechnungsdaten angeben und Rechnungen bis zum angegebenen Fälligkeitsdatum begleichen.
  6. Der Kunde kann die automatische Verlängerung vor Ablauf des laufenden Abonnementzeitraums kündigen. Die Kündigung wird zum Ende dieses Zeitraums wirksam, sofern die Bestellung nichts anderes vorsieht.
  7. Soweit zwingendes Recht oder eine Bestellung nichts anderes vorsieht:
    1. sind Entgelte nicht erstattungsfähig;
    2. führt eine Kündigung nicht zur Erstattung für einen ungenutzten Teil eines Abonnementzeitraums; und
    3. befreit die Nichtnutzung der Dienste den Kunden nicht von seinen Zahlungspflichten.
  8. Bei Zahlungsverzug kann TAXNXT:
    1. gesetzliche Zinsen und rechtlich zulässige Beitreibungskosten berechnen;
    2. aktualisierte Zahlungsdaten anfordern;
    3. den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen einschränken;
    4. das Konto nach angemessener Ankündigung sperren; oder
    5. den Vertrag kündigen, wenn die Zahlung weiterhin aussteht.
  9. Eine Sperrung hebt die Pflicht des Kunden zur Zahlung aufgelaufener Beträge nicht auf.
  10. Pläne können Limits für Nutzer, Unternehmen, Dokumente, Speicherplatz, KI-Nutzung, API-Nutzung, KSeF-Transaktionen oder sonstige Ressourcen enthalten.
  11. Überschreitet der Kunde ein Limit, kann TAXNXT ein Upgrade verlangen, vereinbarte Mehrverbrauchsentgelte berechnen, die weitere Nutzung einschränken oder den Kunden kontaktieren, um einen geeigneten Plan zu vereinbaren.
  12. TAXNXT kann Abonnementpreise mit einer Frist von mindestens 30 Tagen ändern. Eine Preisänderung gilt in der Regel ab dem nächsten Verlängerungszeitraum.
  13. Akzeptiert der Kunde eine Preisänderung nicht, kann er das betroffene Abonnement vor Wirksamwerden des neuen Preises kündigen.

§17. Testphasen, kostenlose Pläne und Beta-Funktionen

  1. TAXNXT kann eine kostenlose Testphase, einen kostenlosen Plan, einen Aktionszugang, ein Pilotprojekt, eine Early-Access-Funktion oder eine Beta-Version anbieten.
  2. Sofern nicht anders angegeben:
    1. ist ein solcher Zugang befristet;
    2. kann die Funktionalität eingeschränkt sein;
    3. können Nutzungsbeschränkungen gelten;
    4. können Aufbewahrungsfristen kürzer sein;
    5. kann der Support eingeschränkt sein; und
    6. kann der Zugang jederzeit geändert oder entzogen werden.
  3. Test- oder Beta-Funktionen können Mängel aufweisen und sollten nicht die einzige Methode sein, um eine gesetzliche oder geschäftskritische Frist einzuhalten.
  4. Werden für eine Testphase, die in ein kostenpflichtiges Abonnement übergeht, Zahlungsdaten erhoben, werden die Umwandlungsbedingungen und der Preis vor Beginn der Testphase offengelegt.
  5. TAXNXT kann wiederholte Testphasen oder Aktionsangebote ablehnen.

§18. Verfügbarkeit, Wartung und Support

  1. TAXNXT wird angemessene Anstrengungen unternehmen, um Bilantio verfügbar und funktionsfähig zu halten.
  2. Ein durchgehender, unterbrechungsfreier oder fehlerfreier Betrieb wird nicht garantiert.
  3. Bilantio kann aus folgenden Gründen nicht verfügbar sein:
    1. planmäßige Wartung;
    2. Notfallwartung;
    3. Sicherheitsvorfälle;
    4. Infrastruktur- oder Netzwerkausfälle;
    5. Ausfälle bei Dritten;
    6. Ausfälle staatlicher Systeme;
    7. Updates oder Migrationen;
    8. Ereignisse höherer Gewalt; oder
    9. Umstände außerhalb des angemessenen Einflussbereichs von TAXNXT.
  4. Soweit vernünftigerweise möglich, kündigt TAXNXT Wartungsarbeiten, die voraussichtlich zu einer erheblichen Unterbrechung führen, vorab an.
  5. Der Support wird über die auf bilantio.com, im jeweiligen Plan oder in der Bestellung angegebenen Kanäle und zu den dort genannten Zeiten geleistet.
  6. Sofern eine Bestellung keine Service-Level-Vereinbarung enthält, sind Reaktions- und Lösungszeiten reine Zielwerte und werden nicht garantiert.
  7. TAXNXT kann vom Kunden Protokolle, Screenshots, Beispiele, technische Angaben und angemessene Mitwirkung verlangen, wenn ein Problem untersucht wird.

§19. Dienste und Integrationen Dritter

  1. Bilantio kann sich mit Systemen Dritter verbinden, etwa mit KSeF, Banken, Buchhaltungssystemen, Zahlungsdienstleistern, Kommunikationsanbietern, OpenAI, Supabase oder anderen Diensten.
  2. Die Nutzung eines Drittanbieterdienstes durch den Kunden kann den Bedingungen, der Datenschutzerklärung, den Entgelten, der Verfügbarkeit und den technischen Anforderungen des jeweiligen Anbieters unterliegen.
  3. Mit der Aktivierung einer Integration ermächtigt der Kunde Bilantio, die zur Bereitstellung der gewünschten Integration erforderlichen Daten auszutauschen.
  4. TAXNXT hat keine Kontrolle über Dienste Dritter und ist nicht verantwortlich für deren:
    1. Verfügbarkeit;
    2. Sicherheit;
    3. Richtigkeit;
    4. Bedingungen;
    5. Änderungen;
    6. Aussetzung;
    7. Einstellung; oder
    8. Umgang mit Daten.
  5. TAXNXT kann eine Integration ändern oder einstellen, wenn der Drittanbieter seine API, Bedingungen, Preise, Zugangsvoraussetzungen, Sicherheitsanforderungen oder Funktionalität ändert.
  6. Soweit praktikabel, informiert TAXNXT den Kunden, wenn die Einstellung einer Integration ihn wesentlich betrifft.

§20. Rechte des geistigen Eigentums

  1. Bilantio, einschließlich Software, Quellcode, Objektcode, Design, Schnittstellen, Datenbanken, Workflows, Modelle, Eingabevorlagen, Dokumentation, Marken, Logos und sonstiger Materialien, steht im Eigentum von TAXNXT oder ihrer Lizenzgeber.
  2. Der Vertrag überträgt dem Kunden kein Eigentum an Bilantio oder dessen geistigem Eigentum.
  3. Abgesehen von der nach diesen Bedingungen eingeräumten beschränkten Lizenz bleiben alle Rechte vorbehalten.
  4. Der Kunde behält seine Rechte an den Kundendaten.
  5. Vorbehaltlich der Rechte Dritter und des geltenden Rechts darf der Kunde Ergebnisse, die speziell aus seinen Kundendaten erzeugt wurden, für seine internen Geschäftszwecke sowie für die Geschäftszwecke nutzen, für die das Ergebnis erzeugt wurde.
  6. Ergebnisse sind möglicherweise nicht einzigartig. Ähnliche oder identische Ergebnisse können für andere Nutzer erzeugt werden.
  7. Vorschläge, Anmerkungen oder Rückmeldungen des Kunden dürfen von TAXNXT ohne Vergütung und ohne Beschränkung zur Verbesserung von Bilantio genutzt werden, sofern sie keine vertraulichen Informationen des Kunden und keine personenbezogenen Daten enthalten.

§21. Lizenz zur Nutzung von Bilantio

  1. Für die Dauer des Vertrages gewährt TAXNXT dem Kunden ein beschränktes, nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares und widerrufliches Recht, auf Bilantio zuzugreifen und es zu nutzen:
    1. für die internen Geschäftszwecke des Kunden;
    2. für die im Plan enthaltene Anzahl von Nutzern und Einheiten;
    3. im Einklang mit der Dokumentation; und
    4. vorbehaltlich der Zahlung der geltenden Entgelte.
  2. Der Kunde darf nicht:
    1. Bilantio kopieren oder vervielfältigen, außer soweit dies für die zulässige Nutzung technisch erforderlich ist;
    2. den Zugang zu Bilantio verkaufen, vermieten, unterlizenzieren, verbreiten oder kommerziell bereitstellen, außer soweit ein Plan für Buchhaltungsbüros ausdrücklich Leistungen für Endkunden gestattet;
    3. Bilantio zurückentwickeln, dekompilieren, disassemblieren oder den Quellcode zu ermitteln versuchen, außer in dem beschränkten Umfang, in dem eine solche Beschränkung durch zwingendes Recht untersagt ist;
    4. Nutzungslimits oder Sicherheitskontrollen umgehen;
    5. Schutzrechtsvermerke entfernen;
    6. auf Bilantio basierende abgeleitete Software erstellen;
    7. automatisierte Werkzeuge einsetzen, um geschützte Inhalte oder Datenbanken von Bilantio auszulesen oder systematisch zu extrahieren; oder
    8. Bilantio nutzen, um durch unbefugtes Kopieren oder Extrahieren ein unmittelbar konkurrierendes Produkt zu entwickeln.
  3. Buchhaltungsbüros dürfen Bilantio für ihre Mandanten nur nutzen, soweit ihr Plan oder ihre Bestellung dies gestattet; sie bleiben für den Zugang der Mandanten, deren Anweisungen und die Einhaltung des Datenschutzrechts verantwortlich.

§22. Zulässige Nutzung

  1. Kunde und Nutzer dürfen Bilantio nicht nutzen, um:
    1. geltendes Recht zu verletzen;
    2. unrichtige, betrügerische, fingierte oder irreführende Rechnungen auszustellen;
    3. Transaktionen zu verschleiern oder Steuerhinterziehung, Geldwäsche, Betrug, Sanktionsverstöße oder sonstige rechtswidrige Aktivitäten zu erleichtern;
    4. Buchhaltungs-, Lohn-, Beschäftigungs- oder Gesellschaftsunterlagen zu fälschen;
    5. Rechte des geistigen Eigentums, der Privatsphäre, der Vertraulichkeit oder sonstige Rechte zu verletzen;
    6. Schadsoftware, Ransomware, schädlichen Code oder beschädigte Dateien hochzuladen;
    7. unbefugten Zugriff auf Konten, Systeme, Netzwerke oder Daten zu erlangen;
    8. sich als eine andere Person oder Organisation auszugeben;
    9. Spam oder unerwünschte Nachrichten zu versenden;
    10. die Dienste zu stören oder zu überlasten;
    11. ohne schriftliche Genehmigung Schwachstellen zu testen;
    12. Abrechnungs-, Zugangs-, Sicherheits- oder Nutzungskontrollen zu umgehen;
    13. Daten ohne geeignete Rechtsgrundlage oder Befugnis zu verarbeiten;
    14. Inhalte zu erzeugen, die eine Behörde oder einen Dritten täuschen sollen;
    15. unzulässige oder rechtswidrige automatisierte Entscheidungen über Personen zu treffen;
    16. die Dienste in einer Weise zu nutzen, die ein erhebliches Sicherheits-, Rechts- oder Reputationsrisiko begründet; oder
    17. einer anderen Person bei einer untersagten Handlung zu helfen.
  2. Der Kunde darf keine Inhalte rechtswidriger Art bereitstellen.
  3. TAXNXT kann Inhalte entfernen, sperren, in Quarantäne stellen oder den Zugang dazu einschränken, soweit dies zur Einhaltung des Rechts, zum Schutz der Sicherheit oder zur Durchsetzung dieser Bedingungen vernünftigerweise erforderlich ist.
  4. Soweit rechtlich und technisch möglich, informiert TAXNXT den Kunden über wesentliche Durchsetzungsmaßnahmen und deren Grund.

§23. Sperrung des Zugangs

  1. TAXNXT kann die Dienste ganz oder teilweise sperren, wenn:
    1. Entgelte überfällig sind;
    2. der Kunde gegen diese Bedingungen verstößt;
    3. das Konto ein Sicherheitsrisiko darstellt;
    4. unbefugte oder betrügerische Aktivitäten vermutet werden;
    5. die Sperrung gesetzlich oder behördlich vorgeschrieben ist;
    6. Kundendaten rechtswidrig sein können;
    7. die Nutzung die Integrität oder Verfügbarkeit von Bilantio gefährdet;
    8. der Kunde vereinbarte Limits überschreitet und bei der Lösung nicht mitwirkt; oder
    9. die Sperrung zur Abwendung eines erheblichen Schadens erforderlich ist.
  2. Soweit angemessen, kündigt TAXNXT die Sperrung an und gibt Gelegenheit zur Abhilfe.
  3. TAXNXT kann sofort sperren, wenn eine Verzögerung zu rechtswidrigen Handlungen, einem Sicherheitsvorfall, Betrug, erheblichem Schaden oder einem Verstoß gegen eine behördliche Anordnung führen könnte.
  4. TAXNXT stellt den Zugang wieder her, sobald die Sperrgründe ausgeräumt sind, soweit die Wiederherstellung rechtmäßig und vernünftigerweise durchführbar ist.
  5. Eine Sperrung hindert TAXNXT nicht daran, den Vertrag zu kündigen, wenn dies gerechtfertigt ist.

§24. Datenexport, Anbieterwechsel und Unterstützung beim Ausstieg

  1. Der Kunde kann verfügbare Kundendaten über die Standard-Exportfunktionen von Bilantio oder durch eine Anfrage an support@taxnxt.eu exportieren.
  2. Exportierbare Daten können, soweit verfügbar und für den Plan des Kunden einschlägig, umfassen:
    1. Unternehmens- und Kontodaten;
    2. Kunden- und Lieferantenstammdaten;
    3. Rechnungen und Rechnungspositionen;
    4. strukturierte Rechnungs- und KSeF-Daten;
    5. hochgeladene Originaldokumente;
    6. buchhalterische Klassifizierungen, Tags und Kategorien;
    7. vom Kunden hochgeladene Lohn-, Gehalts- und Personalunterlagen;
    8. Berichte und Auswertungen;
    9. gespeicherte KI-Eingaben und Ergebnisse, die dem Konto zugeordnet sind;
    10. Informationen zu Nutzerzugriffen, die Administratoren zur Verfügung stehen;
    11. vom Kunden erstellte Vorlagen und Konfigurationen; und
    12. sonstige unmittelbar vom Kunden oder in seinem Namen erzeugte Daten.
  3. Je nach Datenart und technischer Verfügbarkeit können Exportformate PDF, XML, CSV, XLSX, JSON, ZIP oder das ursprünglich hochgeladene Format umfassen.
  4. Nicht exportierbar sind:
    1. der Quellcode von TAXNXT;
    2. proprietäre Algorithmen, Eingabevorlagen, Modelle oder Modellgewichte;
    3. interne Sicherheitsinformationen;
    4. Informationen zu Schwachstellen;
    5. interne Systemkonfigurationen;
    6. interne Regeln zur Betrugsprävention;
    7. Daten, die andere Kunden betreffen;
    8. interne Telemetriedaten ohne Bezug zu den Geschäftsunterlagen des Kunden;
    9. Geschäftsgeheimnisse von TAXNXT; oder
    10. Informationen, deren Offenlegung gegen Recht oder Rechte Dritter verstoßen würde.
  5. Der Kunde kann Folgendes verlangen:
    1. den Wechsel zu einem anderen Anbieter;
    2. die Übertragung exportierbarer Daten auf eine vom Kunden kontrollierte Infrastruktur;
    3. das Herunterladen exportierbarer Daten; oder
    4. die Löschung exportierbarer Daten nach Vertragsende.
  6. Die maximale Ankündigungsfrist für die Einleitung eines Wechselprozesses beträgt höchstens zwei Monate. Sofern der Kunde keine längere Frist verlangt, leitet TAXNXT den Prozess in der Regel innerhalb von 30 Tagen ein.
  7. Nach Ablauf der Ankündigungsfrist unternimmt TAXNXT angemessene Anstrengungen, den Standard-Wechselprozess innerhalb eines Übergangszeitraums von höchstens 30 Kalendertagen abzuschließen.
  8. Während des Übergangszeitraums wird TAXNXT — vorbehaltlich der Zahlung der geltenden Standardentgelte —:
    1. angemessene Unterstützung leisten;
    2. die einschlägige Servicekontinuität aufrechterhalten, soweit technisch möglich;
    3. über bekannte Kontinuitätsrisiken informieren;
    4. ein angemessenes Sicherheitsniveau wahren; und
    5. nach Treu und Glauben mit dem Kunden und dessen beauftragtem Zielanbieter zusammenarbeiten.
  9. Ist ein Abschluss innerhalb von 30 Tagen technisch nicht durchführbar, wird TAXNXT:
    1. den Kunden innerhalb von 14 Werktagen nach der Wechselanfrage informieren;
    2. den technischen Grund erläutern; und
    3. einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten angeben.
  10. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmalig verlängern, indem er TAXNXT vor oder während des Übergangszeitraums benachrichtigt.
  11. Nach Abschluss des Übergangszeitraums steht dem Kunden eine Abrufphase von mindestens 30 Kalendertagen zu, sofern kein längerer Zeitraum vereinbart wird.
  12. Nach Ablauf der jeweiligen Abrufphase kann TAXNXT exportierbare Kundendaten löschen, vorbehaltlich:
    1. gesetzlicher Aufbewahrungspflichten;
    2. des Auftragsverarbeitungsvertrages;
    3. der Aufbewahrungszyklen von Sicherungskopien;
    4. der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; und
    5. unwiderruflich anonymisierter Daten.
  13. In Sicherungskopien verbliebene Daten bleiben geschützt und werden im Rahmen des regulären Backup-Zyklus gelöscht oder überschrieben.
  14. Für Standard-Self-Service-Exporte und für die rechtlich vorgeschriebene Unterstützung beim Anbieterwechsel wird kein gesondertes Wechselentgelt erhoben.
  15. Zusätzliche Migration, Datenumwandlung, individuelle Entwicklung, Abstimmungsarbeiten, Beratung oder Support, die über die Standardpflichten von Bilantio beim Anbieterwechsel hinausgehen, können vergütet werden, wenn der Kunde Umfang und Preis vorab zustimmt.
  16. Der Kunde ist verantwortlich für:
    1. die Auswahl des Zielanbieters;
    2. die Angabe zutreffender Zieldaten;
    3. die Sicherstellung der Kompatibilität mit der Zielumgebung;
    4. die Absicherung des Zielsystems;
    5. die Überprüfung der Vollständigkeit und Integrität der exportierten Daten; und
    6. die Aufbewahrung eigener Kopien nach dem Export.
  17. Informationen zu verfügbaren Exportmethoden, Formaten, Beschränkungen, zur Rechtsordnung der Infrastruktur und zu Garantien für internationalen Zugriff können in der Dokumentation von Bilantio, in der Datenschutzerklärung oder in einem gesonderten Hinweis zu Infrastruktur und Datenportabilität bereitgestellt werden.

§25. Laufzeit und Kündigung

  1. Der Vertrag beginnt mit seinem Zustandekommen nach §4 und läuft bis zu seiner Beendigung.
  2. Ein kostenloses Konto kann vom Kunden jederzeit über die Kontoeinstellungen oder durch Kontaktaufnahme mit dem Support beendet werden.
  3. Ein kostenpflichtiges Abonnement kann vor der Verlängerung gekündigt werden. Sofern die Bestellung nichts anderes vorsieht, wird die Kündigung zum Ende des laufenden Abonnementzeitraums wirksam.
  4. Der Kunde kann den Vertrag fristlos kündigen, wenn TAXNXT wesentlich gegen den Vertrag verstößt und den Verstoß nicht innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt einer hinreichend detaillierten schriftlichen Mitteilung behebt.
  5. TAXNXT kann den Vertrag kündigen:
    1. zum Ende eines Abonnementzeitraums mit angemessener Frist;
    2. wenn der Kunde wesentlich gegen den Vertrag verstößt und den Verstoß nicht innerhalb der in der Mitteilung von TAXNXT genannten Frist behebt;
    3. wenn Entgelte nach einer Nachfrist weiterhin offen sind;
    4. fristlos bei Betrug, rechtswidrigen Handlungen, erheblichem Sicherheitsrisiko oder vorsätzlichem Missbrauch;
    5. wenn die weitere Bereitstellung gegen Recht oder eine behördliche Anordnung verstoßen würde;
    6. wenn eine Abhängigkeit von einem Dritten die weitere Bereitstellung rechtlich oder technisch unmöglich macht; oder
    7. wenn der Kunde zahlungsunfähig wird, seinen Geschäftsbetrieb einstellt oder in Liquidation geht, vorbehaltlich zwingenden Insolvenzrechts.
  6. Stellt Bilantio einen kostenpflichtigen Dienst dauerhaft ein, ohne ihn durch eine im Wesentlichen gleichwertige Funktionalität zu ersetzen, kündigt TAXNXT dies mit angemessener Frist an und erstattet im Voraus gezahlte Entgelte für den ungenutzten Zeitraum des eingestellten Dienstes, sofern die Einstellung nicht unmittelbar rechtlich geboten ist oder auf Umständen außerhalb des angemessenen Einflussbereichs von TAXNXT beruht.

§26. Folgen der Beendigung

  1. Mit Beendigung:
    1. endet das Recht des Kunden zur Nutzung der Dienste, vorbehaltlich eines vereinbarten Übergangs- und Abrufzeitraums;
    2. werden offene Entgelte sofort fällig;
    3. muss der Kunde die Nutzung des geistigen Eigentums von Bilantio einstellen;
    4. können Integrationen und automatisierte Verarbeitungen deaktiviert werden; und
    5. können Nutzer den Zugang zum Konto verlieren.
  2. Vor Ablauf der Abrufphase sollte der Kunde alle benötigten Kundendaten exportieren.
  3. TAXNXT ist nicht verpflichtet, Kundendaten nach Beendigung unbefristet aufzubewahren.
  4. Die Beendigung berührt nicht die vor der Beendigung entstandenen Rechte und Pflichten.
  5. Bestimmungen zu Zahlung, Vertraulichkeit, geistigem Eigentum, Datenabruf, Haftung, Streitigkeiten sowie Bestimmungen, die ihrer Natur nach fortgelten sollen, bleiben nach Beendigung wirksam.

§27. Gewährleistung und Haftungsausschlüsse

  1. Jede Partei sichert zu, zum Abschluss des Vertrages befugt zu sein.
  2. TAXNXT sichert zu, die Dienste mit der angemessenen fachlichen Sorgfalt eines Anbieters von Unternehmenssoftware zu erbringen.
  3. Soweit im Vertrag nicht ausdrücklich anders geregelt und im größtmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang wird Bilantio „wie verfügbar“ bereitgestellt.
  4. TAXNXT sichert nicht zu, dass:
    1. die Dienste unterbrechungsfrei oder fehlerfrei sind;
    2. jeder Mangel sofort behoben wird;
    3. jede Integration verfügbar bleibt;
    4. KI-Ergebnisse richtig oder vollständig sind;
    5. Bilantio jeden Buchhaltungs- oder Steuerfehler erkennt;
    6. die Nutzung von Bilantio die Einhaltung des Rechts gewährleistet;
    7. Bilantio jede kundenspezifische Anforderung erfüllt; oder
    8. Bilantio ein bestimmtes wirtschaftliches, steuerliches, finanzielles oder regulatorisches Ergebnis herbeiführt.
  5. Der Kunde erkennt an, dass sich Software, KI-Technologien, Rechnungslegungsregeln, Steuervorschriften und externe Systeme im Laufe der Zeit ändern.
  6. Der Kunde ist dafür verantwortlich zu beurteilen, ob Bilantio für seinen beabsichtigten Zweck geeignet ist.

§28. Haftungsbeschränkung

  1. Diese Bedingungen schließen eine Haftung, die rechtlich nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden kann, einschließlich der Haftung für vorsätzlich verursachte Schäden, weder aus noch beschränken sie diese.
  2. Vorbehaltlich Absatz 1 haftet TAXNXT nicht für:
    1. mittelbare Schäden oder Folgeschäden;
    2. entgangenen Gewinn, Umsatzeinbußen, entgangene Geschäftschancen, erwartete Einsparungen oder Rufschädigung;
    3. Schäden aufgrund unrichtiger Kundendaten;
    4. Schäden aufgrund einer unterbliebenen Prüfung eines Ergebnisses;
    5. Bußgelder, Zinsen oder Gebühren, die daraus resultieren, dass der Kunde eine Frist versäumt oder eine Einreichung nicht überprüft hat;
    6. Ablehnung oder Verzögerung durch KSeF, eine Bank, eine Behörde, ein Buchhaltungssystem oder einen sonstigen Dritten;
    7. unbefugte Nutzung infolge eines Versäumnisses des Kunden, seine Zugangsdaten zu schützen;
    8. Schäden aus rechtswidrigen Anweisungen oder missbräuchlicher Nutzung durch den Kunden;
    9. Schäden durch nicht unterstützte Software, Geräte oder Integrationen;
    10. Schäden, die durch angemessene Sicherungskopien, Exporte, Prüfungen oder fachliche Aufsicht vernünftigerweise hätten vermieden werden können; oder
    11. Ereignisse außerhalb des angemessenen Einflussbereichs von TAXNXT.
  3. Die gesamte Haftung von TAXNXT aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag überschreitet in einem beliebigen Zeitraum von 12 Monaten nicht die Summe der Nettoentgelte, die der Kunde für die betroffenen Dienste in den 12 Monaten unmittelbar vor dem haftungsbegründenden Ereignis gezahlt hat oder schuldet.
  4. Bei einem kostenlosen Konto überschreitet die Gesamthaftung von TAXNXT 500 PLN nicht.
  5. Die Beschränkungen gelten unabhängig davon, ob der Anspruch auf Vertrag, unerlaubter Handlung, Fahrlässigkeit, gesetzlicher Pflicht, Bereicherungsrecht oder einer anderen Rechtsgrundlage beruht.
  6. Die Beschränkungen gelten nicht, soweit die Haftung auf Vorsatz von TAXNXT beruht oder soweit eine Beschränkung durch zwingendes Recht untersagt ist.
  7. Die Parteien erkennen an, dass die Abonnemententgelte die in diesen Bedingungen festgelegte Risikoverteilung widerspiegeln.
  8. Eine gesonderte Bestellung kann für Unternehmenskunden, professionelle Dienstleistungen oder individuell verhandelte Service Level eine abweichende Haftungshöchstgrenze festlegen.

§29. Verantwortung des Kunden für Ansprüche

  1. Der Kunde ist verantwortlich für Schäden, Kosten und Ansprüche Dritter, die entstehen aus:
    1. rechtswidrigen Kundendaten;
    2. einem Verstoß des Kunden gegen diese Bedingungen;
    3. betrügerischen oder rechtswidrigen Rechnungen oder Dokumenten, die über das Konto ausgestellt wurden;
    4. einer Verletzung von Rechten Dritter durch Kundendaten;
    5. dem Versäumnis, erforderliche Berechtigungen oder Rechtsgrundlagen einzuholen;
    6. unbefugten Anweisungen über das Konto; oder
    7. der Nutzung von Ergebnissen durch den Kunden ohne angemessene Prüfung.
  2. Macht ein Dritter einen solchen Anspruch gegen TAXNXT geltend, wirkt der Kunde in angemessenem Umfang an der Verteidigung mit und erstattet TAXNXT die angemessenen Schäden und Kosten, die von einem zuständigen Gericht rechtskräftig zugesprochen oder in einem vom Kunden gebilligten Vergleich vereinbart wurden.
  3. TAXNXT muss:
    1. den Kunden unverzüglich über den Anspruch informieren;
    2. angemessene Informationen zu dem Anspruch bereitstellen; und
    3. ohne Zustimmung des Kunden keinem Vergleich zustimmen, der dem Kunden nicht-finanzielle Pflichten auferlegt.

§30. Beschwerden

  1. Beschwerden zu Bilantio können per E-Mail an support@taxnxt.eu oder postalisch an TAXNXT sp. z o.o., ul. Toruńska 15/77, 80-747 Gdańsk, Polen gerichtet werden.
  2. Eine Beschwerde sollte Folgendes enthalten:
    1. Name und Unternehmensangaben des Kunden;
    2. die dem Konto zugeordnete E-Mail-Adresse;
    3. eine Beschreibung des Problems;
    4. das maßgebliche Datum und die Uhrzeit;
    5. betroffene Dokumente, Transaktionen oder Funktionen;
    6. soweit vorhanden Screenshots oder Fehlermeldungen; und
    7. die gewünschte Lösung.
  3. Der Kunde darf keine Passwörter, vollständigen Authentifizierungsgeheimnisse oder nicht erforderlichen personenbezogenen Daten in eine Beschwerde aufnehmen.
  4. TAXNXT bestätigt oder beantwortet eine ordnungsgemäß eingereichte Beschwerde innerhalb von 14 Kalendertagen.
  5. Erfordert die Angelegenheit eine weitergehende technische Untersuchung, kann TAXNXT den Kunden darüber informieren, dass zusätzliche Zeit erforderlich ist, und einen voraussichtlichen Termin für die weitere Antwort nennen.
  6. Die Einreichung einer Beschwerde setzt Zahlungspflichten nicht aus, sofern TAXNXT nicht zustimmt oder zwingendes Recht eine Aussetzung verlangt.
  7. Beschwerden zu professionellen Dienstleistungen aus einer gesonderten Vereinbarung werden nach dieser Vereinbarung behandelt.

§31. Änderungen von Bilantio und dieser Bedingungen

  1. TAXNXT kann Funktionen weiterentwickeln, aktualisieren, ändern, ersetzen oder einstellen, um:
    1. die Dienste zu verbessern;
    2. auf rechtliche oder regulatorische Änderungen zu reagieren;
    3. Sicherheitsrisiken zu begegnen;
    4. sich an Systeme Dritter anzupassen;
    5. neue Technologien einzuführen;
    6. Missbrauch zu verhindern; oder
    7. die wirtschaftliche Tragfähigkeit zu erhalten.
  2. TAXNXT kann diese Bedingungen aus vergleichbaren Gründen ändern.
  3. Bei wesentlichen Änderungen, die bestehende Kunden nachteilig betreffen, kündigt TAXNXT diese in der Regel mindestens 15 Tage im Voraus an.
  4. Soweit angemessen, kann eine längere Ankündigungsfrist gelten, insbesondere bei wesentlichen Preis- oder Produktänderungen.
  5. Änderungen können sofort wirksam werden, soweit dies erforderlich ist, um:
    1. Recht oder eine behördliche Anordnung einzuhalten;
    2. einer akuten Sicherheitsbedrohung zu begegnen;
    3. Betrug oder Missbrauch zu verhindern; oder
    4. auf ein Ereignis außerhalb des angemessenen Einflussbereichs von TAXNXT zu reagieren.
  6. Akzeptiert der Kunde eine wesentliche Änderung nicht, kann er das betroffene Abonnement vor deren Wirksamwerden kündigen.
  7. Die fortgesetzte Nutzung nach dem Wirksamkeitsdatum gilt als Annahme der aktualisierten Bedingungen.
  8. Änderungen entziehen dem Kunden bereits entstandene Rechte nicht rückwirkend.

§32. Kommunikation

  1. TAXNXT kann mit dem Kunden kommunizieren über:
    1. E-Mail;
    2. Kontobenachrichtigungen;
    3. In-App-Nachrichten;
    4. Hinweise auf bilantio.com; oder
    5. andere vom Kunden angegebene Kontaktdaten.
  2. Mitteilungen zu Betrieb, Abrechnung, Sicherheit, Recht und Produkt sind Bestandteil der Dienste und können auch dann versandt werden, wenn der Kunde der Marketingkommunikation widersprochen hat.
  3. Der Kunde muss seine Kontaktdaten aktuell halten.
  4. Eine an die dem Konto zugeordnete E-Mail-Adresse gesandte Mitteilung gilt als zugegangen, sobald sie in den Mailserver des Empfängers gelangt, sofern der Absender keine Unzustellbarkeitsmeldung erhält.
  5. Förmliche Mitteilungen zu Kündigung, wesentlichem Vertragsverstoß oder Rechtsansprüchen sollten zusätzlich an support@taxnxt.eu oder an die eingetragene Anschrift von TAXNXT gesandt werden.

§33. Anwendbares Recht und Streitigkeiten

  1. Der Vertrag unterliegt polnischem Recht.
  2. Vor Einleitung eines Gerichtsverfahrens sollten die Parteien nach Treu und Glauben versuchen, die Streitigkeit durch schriftliche Verhandlungen beizulegen.
  3. Eine Partei sollte eine Beschreibung der Streitigkeit und die gewünschte Lösung vorlegen. Die Parteien sollten für die Verhandlungen mindestens 30 Tage einräumen, sofern kein dringender einstweiliger Rechtsschutz erforderlich ist.
  4. Streitigkeiten mit einem Kunden, der Unternehmer ist, werden dem für den Sitz von TAXNXT zuständigen Gericht vorgelegt, sofern eine individuell verhandelte Bestellung nichts anderes vorsieht.
  5. Absatz 4 beschränkt keine zwingenden Rechte eines Verbrauchers oder eines Einzelunternehmers, dem nach geltendem Recht ein verbraucherähnlicher Schutz zusteht.
  6. Jede Partei kann dringenden einstweiligen Rechtsschutz oder Sicherungsmaßnahmen beantragen, soweit dies zum Schutz vertraulicher Informationen, geistigen Eigentums, von Daten, Systemen oder der Sicherheit erforderlich ist.

§34. Sonstige Bestimmungen

  1. Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Nichterfüllung aufgrund von Ereignissen außerhalb ihres angemessenen Einflussbereichs, einschließlich Naturkatastrophen, Krieg, Terrorismus, zivilen Unruhen, Epidemien, Streiks, Energieausfällen, Telekommunikationsausfällen, Cyberangriffen Dritter, staatlichen Maßnahmen oder dem Ausfall kritischer externer Infrastruktur.
  2. Die betroffene Partei muss angemessene Schritte unternehmen, um die Auswirkungen eines solchen Ereignisses zu verringern.
  3. Der Kunde darf den Vertrag ohne schriftliche Zustimmung von TAXNXT nicht abtreten, außer im Rahmen einer Verschmelzung, Umstrukturierung oder des Verkaufs im Wesentlichen seines gesamten Geschäftsbetriebs, sofern der Rechtsnachfolger kein unmittelbarer Wettbewerber und zur Erfüllung des Vertrages in der Lage ist.
  4. TAXNXT darf den Vertrag im Rahmen einer Verschmelzung, Umstrukturierung, Finanzierung, des Verkaufs von Bilantio oder der Übertragung auf ein verbundenes Unternehmen abtreten, sofern die wesentlichen Rechte des Kunden nicht geschmälert werden.
  5. TAXNXT darf Subunternehmer einsetzen, bleibt jedoch für ihre vertraglichen Pflichten im gesetzlich und vertraglich vorgesehenen Umfang verantwortlich.
  6. Die Parteien sind unabhängige Vertragspartner. Der Vertrag begründet keine Gesellschaft, kein Vertretungsverhältnis, kein Arbeitsverhältnis, kein Treuhandverhältnis und kein Joint Venture.
  7. Die Nichtdurchsetzung einer Bestimmung stellt keinen Verzicht auf deren spätere Durchsetzung dar.
  8. Ist eine Bestimmung unwirksam oder undurchsetzbar, wird sie im geringstmöglichen Umfang angepasst; die übrigen Bestimmungen bleiben wirksam.
  9. Überschriften dienen der Übersichtlichkeit und beeinflussen die Auslegung nicht.
  10. Begriffe wie „einschließlich“ oder „zum Beispiel“ beschränken die allgemeine Bedeutung der vorangehenden Worte nicht.
  11. Der Vertrag stellt die gesamte Vereinbarung über die Dienste dar und ersetzt frühere Gespräche oder Erklärungen zum selben Gegenstand, ausgenommen Fälle arglistiger Täuschung.
  12. Es können verschiedene Sprachfassungen veröffentlicht werden. Sofern eine bestimmte Bestellung nichts anderes vorsieht, ist bei Abweichungen diejenige Fassung maßgeblich, die von Bilantio zum Zeitpunkt der Annahme ausdrücklich als maßgeblich bezeichnet wird.

§35. Kontakt

Fragen zu diesen Bedingungen oder zu den Diensten können gerichtet werden an:

TAXNXT sp. z o.o.Eigentümerin und Betreiberin von Bilantioul. Toruńska 15/7780-747 GdańskNIP: 6783218496REGON: 529197763KRS: 0001117478PolenBilantio: bilantio.comTAXNXT: taxnxt.euE-Mail: support@taxnxt.eu