OCR zamienia obraz faktury lub paragonu na dane możliwe do dalszego przetwarzania. Sam odczyt tekstu jest jednak tylko pierwszym krokiem. Wartość dla księgowości powstaje dopiero wtedy, gdy dane są uporządkowane, połączone z dokumentem źródłowym i przekazane do kontroli.
Jakie dane zwykle odczytuje OCR
System może rozpoznać numer dokumentu, daty, dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty netto, VAT i brutto oraz pozycje. Jakość wyniku zależy od jakości obrazu, układu dokumentu i poprawności danych wejściowych.
Zdjęcie wykonane pod kątem, ucięta strona lub kilka paragonów w jednym pliku zwiększają ryzyko błędu. Dlatego proces powinien informować użytkownika, które pola są niepewne i wymagają sprawdzenia.
Odczyt nie jest decyzją księgową
OCR może poprawnie rozpoznać kwotę, ale nie decyduje samodzielnie, jak dokument powinien zostać ujęty. Nietypowy opis, mieszana stawka VAT lub brak danych nabywcy mogą wymagać oceny księgowego.
Najbezpieczniejszy podział pracy wygląda tak:
- system odczytuje i porządkuje dane;
- reguły wykrywają braki oraz nietypowe wartości;
- człowiek sprawdza wyjątki;
- zatwierdzony dokument trafia do dalszego procesu;
- oryginał pozostaje dostępny jako źródło.
Dlaczego archiwum ma znaczenie
Jeżeli dane z OCR trafiają do systemu, ale oryginalny plik zostaje na skrzynce e-mail, późniejsza weryfikacja nadal wymaga szukania. Dokument źródłowy, odczytane pola i historia zmian powinny pozostać połączone.
Bilantio przechowuje fakturę razem z danymi i pozwala wrócić do dokumentu, z którego pochodzi liczba. To szczególnie ważne, gdy pytanie pojawia się po kilku miesiącach lub podczas zamknięcia okresu.
Jak ocenić skuteczność wdrożenia
Nie mierz wyłącznie procentu rozpoznanych pól. Sprawdź, ile dokumentów przeszło bez ręcznego przepisywania, ile wymagało korekty i jak długo trwała obsługa wyjątku. Celem jest skrócenie całego procesu, a nie uzyskanie efektownego wyniku demonstracyjnego.