Krajowy System e-Faktur wszedł w obowiązkową fazę etapami. Dla firmy najważniejsze jest rozdzielenie dwóch procesów: odbierania faktur z KSeF oraz wystawiania własnych faktur ustrukturyzowanych. Terminy tych obowiązków nie zawsze są takie same.
Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady podatkowej. Przy ocenie sytuacji konkretnej firmy sprawdź aktualne komunikaty Ministerstwa Finansów lub skonsultuj się z doradcą.
Harmonogram KSeF 2.0
Według harmonogramu Ministerstwa Finansów:
- od 1 lutego 2026 r. działa KSeF 2.0 dla dużych przedsiębiorców oraz do odbierania faktur;
- od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania objął pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów spełniających ustawowy limit;
- od 1 stycznia 2027 r. obowiązek ma objąć również wcześniej zwolnione najmniejsze firmy.
W 2026 roku działa wyjątek dla podmiotów, których łączna miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto. Limit i sposób jego stosowania należy weryfikować w oficjalnych materiałach, ponieważ przekroczenie progu wpływa na obowiązek wystawiania faktur w systemie.
Odbieranie faktur a ich wystawianie
Firma, która nadal korzysta z wyjątku przy wystawianiu, może już otrzymywać faktury przez KSeF. Dlatego przygotowanie nie powinno ograniczać się do uruchomienia przycisku „wyślij”. Trzeba ustalić:
- kto regularnie odbiera dokumenty zakupowe;
- w jaki sposób faktury trafiają do księgowości;
- kto ma uprawnienia do działania w imieniu firmy;
- co dzieje się z dokumentem po pobraniu;
- jak obsługiwane są korekty i wyjątki.
Co warto sprawdzić w firmie
Zacznij od listy osób i systemów uczestniczących w obiegu faktury. Samo połączenie techniczne z KSeF nie rozwiązuje problemu, jeżeli faktura jest później ręcznie pobierana, przesyłana e-mailem i ponownie przepisywana.
Praktyczna lista kontrolna:
- potwierdź uprawnienia właściciela, pracowników i biura rachunkowego;
- sprawdź, czy program obsługuje aktualną strukturę faktury;
- opisz proces na czas niedostępności systemu;
- ustal, gdzie przechowywany jest numer KSeF oraz urzędowe potwierdzenie;
- przeprowadź próbę odbioru i księgowania dokumentu;
- wyznacz osobę odpowiedzialną za błędy i odrzucone wysyłki.
Dlaczego jeden obieg jest ważniejszy niż kolejny portal
Najwięcej czasu nie traci się na samo wysłanie pliku, lecz na uzgadnianie, czy dokument dotarł, gdzie znajduje się jego źródło i czy księgowość pracuje na właściwej wersji. Program zintegrowany z KSeF powinien łączyć wystawienie, status, odbiór i archiwum w jednym procesie.
Bilantio obsługuje wystawianie i odbieranie faktur KSeF oraz przechowuje dokument razem z jego statusem. Dzięki temu firma i biuro rachunkowe nie muszą tworzyć drugiego obiegu obok systemu państwowego.
Co monitorować po wdrożeniu
Po uruchomieniu warto raz w tygodniu sprawdzać liczbę dokumentów odrzuconych, czas od wystawienia do przyjęcia oraz dokumenty, których nie udało się automatycznie powiązać. Te trzy wskaźniki szybko pokazują, czy proces naprawdę ogranicza pracę ręczną.