Dobre przygotowanie do KSeF nie zaczyna się od zakupu programu. Najpierw trzeba ustalić odpowiedzialność, uprawnienia i drogę dokumentu od wystawienia lub odbioru do księgowania.
Poniższa lista ma charakter organizacyjny. Szczegółowe obowiązki podatkowe należy potwierdzić w oficjalnych materiałach KSeF i z osobą odpowiedzialną za rozliczenia firmy.
1. Narysuj obecny obieg faktury
Zapisz wszystkie miejsca, przez które przechodzi faktura: program sprzedażowy, skrzynkę e-mail, dysk, folder księgowości i system biura rachunkowego. Zaznacz, gdzie dane są przepisywane ręcznie. To właśnie te punkty powinny zniknąć po integracji z KSeF.
2. Ustal właścicieli procesu
W małej firmie jedna osoba często wystawia, wysyła i poprawia faktury. W większej zadania są rozdzielone. Dla każdego etapu wskaż osobę zastępującą oraz sposób eskalacji błędu. Biuro rachunkowe powinno znać zakres swojej odpowiedzialności przed pierwszą produkcyjną wysyłką.
3. Sprawdź uprawnienia i uwierzytelnienie
Zweryfikuj, kto może działać w KSeF w imieniu podatnika. Certyfikat KSeF może służyć do uwierzytelniania, a certyfikat typu 2 jest potrzebny do oznaczania faktur wystawianych w trybach szczególnych offline. Ministerstwo Finansów wskazuje, że certyfikaty są ważne nie dłużej niż dwa lata.
Przechowuj certyfikaty i dane dostępowe w kontrolowanym miejscu. Nie przesyłaj ich zwykłym e-mailem i nie korzystaj ze wspólnego konta bez historii użytkowników.
4. Przygotuj procedurę offline
Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę elektroniczną, gdy natychmiastowa wysyłka jest utrudniona. Taki dokument trzeba przekazać do KSeF w ustawowym terminie. Jeżeli jest wcześniej udostępniany określonemu nabywcy poza systemem, obowiązują odpowiednie kody QR, w tym kod związany z certyfikatem.
Procedura powinna mówić:
- kto podejmuje decyzję o użyciu trybu offline;
- gdzie zapisywana jest kolejka dokumentów;
- kto sprawdza ich późniejsze wysłanie;
- jak firma reaguje na odrzucenie;
- jak potwierdzane jest zamknięcie incydentu.
5. Przetestuj cały proces
Test „udało się wysłać jedną fakturę” jest niewystarczający. Sprawdź również korektę, dokument z większą liczbą pozycji, odbiór faktury kosztowej, zmianę uprawnień i przerwę w dostępie do systemu.
Do testu zaproś osobę wystawiającą faktury i księgowego. Ich zadaniem jest potwierdzenie, że po wysłaniu dokument można odnaleźć, odczytać jego status i wykorzystać bez przepisywania.
6. Mierz błędy po uruchomieniu
Przez pierwszy miesiąc zapisuj liczbę nieudanych wysyłek, czas reakcji i przyczynę. Jeżeli ten sam błąd się powtarza, zmień regułę w systemie lub procedurę — nie dodawaj kolejnej instrukcji przesyłanej e-mailem.
Bilantio łączy fakturowanie, KSeF i archiwum, dzięki czemu status dokumentu pozostaje częścią tego samego procesu. Na prezentacji można przejść przez ten obieg na przykładach odpowiadających dokumentom używanym w firmie.