Folder z plikami PDF jest kopią dokumentów, ale nie zawsze jest użytecznym archiwum. Dobre archiwum odpowiada na pytanie, gdzie znajduje się faktura, co się z nią wydarzyło i z jakimi danymi księgowymi jest powiązana.
Jedno miejsce nie wystarczy bez struktury
Dokument powinien mieć co najmniej numer, datę, kontrahenta, kwoty, typ i status. Nazwa pliku nie powinna być jedynym sposobem identyfikacji. Wyszukiwanie po treści i metadanych pozwala odnaleźć fakturę również wtedy, gdy użytkownik pamięta tylko fragment opisu albo nazwę dostawcy.
Połącz dane ze źródłem
Każda liczba odczytana z dokumentu powinna prowadzić do oryginału. Dzięki temu księgowy może szybko sprawdzić wynik OCR, a właściciel firmy zobaczyć dokument stojący za odpowiedzią systemu.
W archiwum warto utrzymywać:
- oryginalny dokument;
- odczytane dane i status weryfikacji;
- źródło dostarczenia, na przykład KSeF lub formularz;
- historię zmian i dostępu;
- powiązanie z okresem oraz kontrahentem.
Ogranicz przesyłanie kopii
Wysyłanie dokumentów e-mailem tworzy kolejne wersje, utrudnia kontrolę dostępu i zwiększa ryzyko pracy na nieaktualnym pliku. Bezpieczniej udostępnić właściwym osobom dostęp do jednego źródła niż przesyłać kolejne załączniki.
Ustal zasady przed migracją
Przed przeniesieniem dokumentów ustal formaty, zakres historycznych danych i sposób obsługi duplikatów. Nie każdy plik musi zostać opisany ręcznie. Najpierw przenieś okres potrzebny do bieżącej pracy, sprawdź jakość i dopiero potem podejmij decyzję o starszych latach.
Sprawdzaj możliwość odzyskania
Kopia zapasowa jest wartościowa dopiero wtedy, gdy można ją odtworzyć. Dostawca powinien opisać lokalizację danych, sposób eksportu oraz zasady zakończenia współpracy. Bilantio przechowuje dokumenty i kopie zapasowe w Unii Europejskiej oraz przewiduje eksport danych na żądanie.