Najlepszym zastosowaniem AI w księgowości nie jest zastąpienie księgowego. Jest nim skrócenie drogi od dokumentu do informacji oraz skierowanie uwagi człowieka na wyjątki wymagające wiedzy i odpowiedzialności.
Zadania dobre dla automatyzacji
System może odczytywać dokumenty, porządkować je, wykrywać brakujące pola, wyszukiwać po treści i przygotowywać odpowiedź wraz ze źródłem. Dobrze radzi sobie z pracą powtarzalną, jeżeli dane wejściowe i reguły są jasno określone.
Przykładowe zastosowania:
- odczyt faktur kosztowych i paragonów;
- wyszukiwanie dokumentów po kontrahencie lub opisie;
- przygotowanie zestawienia faktur;
- wskazanie brakujących danych;
- przypomnienie o zadaniu lub terminie;
- podanie dokumentu, z którego wynika konkretna kwota.
Zadania wymagające człowieka
Decyzja o sposobie księgowania, interpretacja nietypowej transakcji i potwierdzenie zgodności rozliczenia powinny pozostać po stronie osoby posiadającej właściwe kompetencje. AI może przygotować kontekst, ale nie przejmuje odpowiedzialności zawodowej.
Odpowiedź musi mieć źródło
W finansach płynnie brzmiąca odpowiedź nie wystarcza. Użytkownik powinien móc otworzyć dokumenty i dane, na których system oparł wynik. Gdy informacji brakuje, bezpieczniejszą odpowiedzią jest wskazanie braku niż zgadywanie.
To założenie leży u podstaw Bilantio: odpowiedź prowadzi do dokumentu źródłowego. Użytkownik może sprawdzić liczbę zamiast ufać komunikatowi bez kontekstu.
Jak wdrażać AI odpowiedzialnie
Zacznij od jednego powtarzalnego procesu i zdefiniuj poprawny wynik. Zbieraj przypadki, w których system wymagał korekty. Następnie zdecyduj, które sytuacje można obsłużyć regułą, a które powinny zawsze trafiać do człowieka.
Wskaźnikiem sukcesu nie jest liczba użytych modeli, ale czas zaoszczędzony na pracy ręcznej przy zachowaniu możliwości kontroli i audytu.